摘要：九十年代初至今我国相继有大量关于电子文件的学术论文和著作发表，通过对2001年至2006年各期刊发表电子文件论文情况的调查发现档案期刊是电子文件探讨的主力军，这种现状的出现既是现实的要求，又是“档案人”的历史责任所在，档案工作者和研究者要勇于担当起电子文件实际工作与理论研究的重任，
关键词：电子文件研究 档案人责任
从上世纪九十年代初至今，电子文件给我国各个领域的管理事业都带来了巨大的冲击，记录方式的改变正迅速扩展影响到整个文件管理活动和利用方式，在理论研究方面更是相继有大量关于电子文件的学术论文和著作发表，探讨了从电子文件的出现到理论逐步发展中的各种问题，对电子文件的概念、特点、管理模式、利用、保管等基础理论以及实体管理、技术层面等都进行了多方面的研究和总结。
从2000年至今是电子文件研究的持续发展阶段，在国家科技部西南信息中心重庆维普资讯有限公司制作的《中文科技期刊数据库》中，从对电子文件论文数量的调查(见表一)可以看出，从2001年到2006年有关电子文件研究的论文量一直是呈大幅增长的趋势，电子文件已成为热点研究问题。
电子文件论文数量的增多是因为随着世界范围的数字信息化技术的推广和运用，人们的生活越来越离不开电子文件的使用，在信息化实践中，它给相关的文件管理利用者带来新的思路、新的挑战和机遇，如何在技术和理论上给予支持与论证成为目前研究的主方向，那么有关电子文件的学术性探讨和技术性交流也就势必“水涨船高”了。
在调查中为了提高论文数量分析上的准确性，在对众多数量的论文做进一步阅读后，删减了部分非论文性研究内容的文章数量，如一些有关电子文件的会议纪要、热点报道、广告宣传、相关政策等文章，将这些内容暂不计人电子文件研究论文之列，然后再次对2001年至2006年各个期刊刊载电子文件论文的数量作了如下详细的统计(见表二)：
从表二统计可以看出，从2001年至2006年电子文件研究论文分布的期刊很多，论文在各期刊的刊载量都呈上升趋势。从表二的数量与表三的百分比数可以看出，档案学期刊每年都是刊登电子文件论文的主要期刊，其刊登文章数总量占论文总数的64％左右，几乎占到总量的三分之二，并且近年来电子文件研究论文在档案各期刊中所占比重也一直呈现着持续稳定的增加状态，单单从数量上就可看出，档案学期刊是电子文件研究方面的主力军，经济科技类期刊因为其涉及到日常生活中的各个领域的原因，其刊载电子文件论文量上也自然占有相当比例，大约是12％：相对较少的期刊类为图书情报类期刊和计算机类期刊，分别只占1.56％和2.6％，说明了图书情报类对电子文件的关注度远远低于档案学期刊，以及拥有计算机知识的技术人才虽然在电子文件技术层面上占有优势，但其参与电子文件理论论述或形成的能力相对欠缺。
从档案期刊刊载电子文件论文的内容来看，论文主题丰富多样，与实际工作联系紧密，涉及到电子文件的各个方面，如电子文件的法律问题、电子文件的管理理论、电子文件的实体管理(包括立卷、归档与整理、鉴定、保管与保护、著录、检索与利用等相关环节)、电子文件管理系统与模式、中外电子文件比较研究等诸多内容。特别是一些核心期刊如《档案学通讯》、《档案学研究》、《中国档案》、《档案与建设》、《档案管理》等所刊载的电子文件论文不仅在数量上居多，而且在研究课题上也起到了积极的导向作用。
从个体研究者来看，有几位档案学者一直引领着电子文件研究的前沿课题，如刘家真老师关于电子文件的技术性、法律效力等问题的研究，傅荣校老师关于电子文件鉴定问题的研究，何嘉荪老师关于电子文件生命周期理论探讨等，特别值得一提的是1998年档案学通讯曾连续六期刊载了冯慧玲老师的博士论文《拥有新记忆——电子文件管理研究》，对电子文件的各种问题进行了深入的分析总结与思考。除了一些领军人物外，还有许多高校档案专业教授、研究生，各级各类档案馆(室)实际档案工作者以及档案研究人员也同样积极地推动着我国电子文件研究的发展、突破与完善，指导着电子文件在实际工作中的应用。
那么，为什么会出现进行电子文件的研究者大多为档案工作者和高校档案学术研究者这种现象呢?究其原因大致有三点：
第一、电子文件的出现确实给档案学理论带来前所未有的冲击。首先，电子文件的出现对档案本质属性的冲击最大，因为档案的原始记录性一方面表现在档案的内容真实地反映了当时活动的历史面貌，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿或签名等，都反映出档案的本质属性——原始记录性，档案也因此区别于图书、情报、资料等信息，而具有法律效力。而电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是否具有法律凭证作用、电子文件如何转化为档案等问题，成为摆在档案界面前的一系列的新问题。其次，电子文件对档案来源原则的影响冲击。电子文件在形成过程中，不再严格对应于以往纸质文件的形成过程，人们可以根据需要随时对电子文件的信息内容复制、修改和重新组合，这就有可能打破文件的原有顺序，在电子文件时代下，如何寻找到合适的定义进行表述或一定的方法指导电子文件的整理是对来源原则的丰富与发展。另外，电子文件还将对档案学理论研究内容产生一定的影响，档案工作的对象不再简单局限于纸质档案，原有的一些管理思想、模式等应得到更新和补充，原有档案学体系也将需要进行充实和完善，电子文件的理论研究将成为档案学理论研究不可缺少的部分。
第二、电子文件的迅猛发展与档案工作息息相关，并且在实际管理工作中确实给档案工作者带来困惑。如果单从实际利用电子文件的角度来说，人们在日常生活、工作中利用电子文件往往是看重电子文件所具有的及时性、快捷性，利用完之后只需轻松地点击“delete”就可结束利用过程，而对于实际的档案工作来说却并不是那么简单地删除或保存就可轻易解决的，如何对电子文件进行收集、整理、鉴定、保管是摆在档案工作者面前亟待解决的问题，例如，在电子文件的价值鉴定问题上，根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件由于制作方便将产生比以往更多的文件，并且由于用户的需要，信息和数据不断地被修改和补充，就很难划定电子文件固定的保管期限：在电子文件的保管问题上，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究的另一重要课题，除此之外，还有许多涉及到其他电子文件实体管理(诸如整理立卷、归档与著录、检索与利用等)的问题都是档案学界需要解决的地方。
第三、档案学的国际交流的加强和对国外先进经验的学习为我国在电子文件上的研究带来契机。1996年9月2日在我国北京召开的第十三届国际档案大会将国外先进的档案研究成果直接展现在我们面前，其中也包括对电子文件相关问题的探讨研究。在第四次全体会议上，法国国家档案馆诺加雷所提交的《信息技术对档案和档案工作的影响》报告，就电子文件在档案工作中可能带来的影响及其存在的问题等进行了阐述，为我国档案学界的学者专家们在今后电子文件的研究开阔了思路。2000年9月，第十四届国际档案大会在西班牙召开，会议围绕三大主题展开，其中第一大议题就是关于全球范围内电子文件的管理及利用，来自西班牙、美国、南非、意大利和加拿大的专家和学者论述了信息社会中电子文件管理和利用的思路及对策。通过与国际档案学界的交流，学习到国外电子文件管理经验，特别是对电子文件的法律地位、保管目标、鉴定方法、保护方法、长久利用等问题的讨论，为我国电子文件研究的档案学者开阔了视野。
应该说，档案工作者和研究者勇于在此形势下担当起电子文件理论研究的重任既是上述现实的要求，同时又是历史赋予的责任。
首先，此重任是历史赋予所有“档案人”的责任。自二十世纪二、三十年代以来，中国档案学的研究者们在理论与实践的发展中从不缺乏创新与探索精神，我国早期的档案学探索者正因为致力于文书改革运动规律的研究，才形成了我国旧档案学思想。新中国成立后，随着档案事业飞速发展，适合中国国情的档案学理论体系也逐步建立与完善起来，档案研究的学者们以及实践工作者，不断探索我国档案学的发展之路，也正是这种精神与品质使得中国档案学在短短几十年期间，从创立到发展再到逐步完善的过程中，形成了有中国特色的档案学体系。电子文件时代下，档案人不变的仍是“社会记忆和人类文化的守护神，是公民利益的捍卫者”，变的是在履行这一角色时，必须学习新知识、掌握新技能、丰富与发展档案学理论基础、促进档案实践工作的完善，在当今千变万化的工作环境中，尽职尽责地完成历史赋予档案人的新使命、新责任。
其次，面对电子文件的冲击，档案实际工作者应该主动担当研究重任。由于电子文件特性不同于纸质文件，为了使保存的电子文件可存取、可利用和可保管，档案工作者必须提前参与立档单位的电子文件形成过程，这就意味着电子文件归档要在电子文件的整个生命周期内展开，即电子文件系统的设计之初，档案工作者就必须对电子文件生成系统的软硬件和数据结构及归档、维护等做出明确的规定，以使电子文件能有效的利用，并使具有档案价值的电子文件得到有效的归档和维护。这就需要档案工作者除了具备基本的科学文化知识、档案专业知识及职业道德素质以外，还必须熟练地掌握现代信息技术，运用计算机及现代通讯技术来进行电子文件的制作、应用、维护、保存等各项管理工作。
此外，随着电子文件的发展与应用，档案学研究者应积极纵观电子文件的发展脉络，大胆预测未来我国电子文件的发展趋势，结合已有的研究基础和实践经验，深化对电子文件课题的研究。目前关于电子文件的基础理论研究基本上是承袭了传统的文件与档案管理的基本理论，还没有形成一整套基于我国国情的电子文件管理理论，在某些领域理论分歧还较大，电子文件研究的深入与实践的进行势必促进电子文件基础理论的深化与统一。反过来，尽快形成全面、科学、系统的基础理论局面，也会对电子文件研究的扩展和实践的深入起到积极的作用，这不仅是对档案学发展的丰富与补充，也是信息化时代下电子文件实际工作顺利进行的有力促进与保障。