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档案机构作为社会公共文化服务机构和图书馆、博物馆等具有同样的社会地位，也同样具有知识文化服务的社会职能。然而，档案机构却一直以馆藏的保密性作为其“神圣”的职责而履行其“保管者”和“保管场地”的职责，无法实现其潜在的知识信息服务的社会价值。本世纪以来，档案信息服务社会化的呼声越来越大，各公共档案馆都不同程度实现了档案信息的开放服务。而这种开放服务的效果如何，成效如何，产生的经济效益和社会效益如何，这需要一个客观、公平、公正、标准、科学的评价体系来衡量和评估。
一、公共档案馆信息服务绩效测评难点
在对档案信息服务社会化绩效的测定中，通常有定量分析方法（Quantitative analysis methodology）和定性分析方法（Qualitative analysis methodology）。定性分析法由于基于人的主观判断，不可避免地会受到评判者主观认识的影响，因此，目前对档案信息服务绩效测评越来越强调引入定量分析方法，其中数学工具在对实际问题的抽象和简化中起着重要的作用。
1. 测评指标难以确定。从科学的角度来讲，测评指标如果单凭一个或几个人，甚至一个机构就确定下来，其科学性难以让人信服。科学的指标体系需要集中很多人甚至多个机构的智慧，才具有一定的权威性和普适性。目前，国内有多个评价指标，每个评价指标的体系都不一样。建立和确定统一的档案信息服务绩效测评指标尽管很难，原因就在于测评主体是以经济效益为主要考量目标，还是以社会效益考量为主要考量目标，不同的考量目标，所选择考核的指标体系会有所不同，其指标权值也会不同。客观地讲，档案馆的经济效益要得以准确量化是比较难以操作和实现的，因为档案所发生的经济效益由于其多重性、长期性和滞效性而难以量化。相对而言档案的社会效益的收益量化就更加困难，比较认同的做法就是针对档案馆内部工作来考察档案信息的服务成效，建立围绕档案馆内部工作环节及其延伸各种考核测评指标体系。
2. 绩效测评方法难以确定。通过对所掌握的文献调研，目前，对公共档案馆社会化绩效测评的方法大多是移植和借用管理学、经济学的测评研究方法。如平衡记分法，Delphi德尔菲法，360度绩效评估法，关键绩效指标评估法，成本—收益法，负效益系数法，层次分析法，经济效益对比分析法等。这里列举两种方法。
Delphi德尔菲法应用于档案利用效益测评时，主要吸收专家参与预测，充分利用专家的经验和学识，采用匿名或背靠背的方式，能使每一位专家独立自由地作出自己的判断，预测过程需几轮反馈，使专家的意见逐渐趋同。李明利用Delphi法举例测评档案利用绩效考核时，将绩效考核的背景材料及绩效考核指标数据交由档案专家打分，从而形成定性的档案绩效考核结果。其难点在于专家选择的科学性和测评周期把控，科学的测评需要专家们经过至少三个轮回，最后形成趋同性意见。
层次分析法一般用于定量分析和定性分析相结合的绩效测评，是将与决策总是有关的元素分解成目标、准则、方案等层次，层次分析法的特点是在对复杂的决策问题的本质、影响因素及其内在关系等进行深入分析的基础上，利用较少的定量信息使决策的思维过程数学化，从而为多目标、多准则或无结构特性的复杂决策问题提供简便的决策方法。其用法是构造判断矩阵，求出其最大特征值及其所对应的特征向量，归一化后，即为某一层次指标对于上一层次某相关指标的相对重要性权值。将层次分析法应用于档案信息效益测评，在骈文景《关于档案效益计算方法的一点思考》中举例进行分析，计算出档案效益影响因素的指标特征向量值。
二、公共档案馆信息服务绩效测评对策
《中华人民共和国档案法》第8条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”“书是为了用的”这一定理同样适合档案馆信息服务的准则“档案是为了用的”。设立档案馆的目的，是通过保存档案来维护历史的真实面貌，延续人类的文化科学，而这一切如果没有提供利用的手段和方式，社会没有利用档案意识，档案管理人员始终是充当“保管人”的角色，档案馆的社会地位和社会影响得不到民众的认可，其经济效益和社会效益也难以提升。为此，推动公共档案馆信息服务绩效测评，其实质是唤醒全社会民众档案利用意识，推动公共档案馆档案信息服务向社会开放。
1. 制定统一绩效评估指标体系。同一地区各级公共档案馆在进行档案信息绩效测评时，必须采用统一的绩效测评指标体系，只有统一标准，绩效测评才有意义和可比性。现实中，专家和实践者探讨和摸索出很多种绩效评估指标，综观所有的绩效测评体系指标，评估指标体系的核心指标都涉及以下三个方面：一是基础性指标，二是馆藏性指标，三是开放与利用性指标。基础性指标包括档案馆人员编制、学历专业、继续教育和技术职称，档案事业费投入，馆舍面积、设备条件等二级指标。馆藏性指标包括馆藏档案数量、馆藏资料、档案手工目录、档案机读目录等二级指标。开放与利用性指标包括开放建国前档案的数量，建国后档案数量，开放档案目录，年度利用档案人次，年度利用资料人次，参观档案展览人次，年度访问档案网站人次等二级指标。如果指标体系中单纯追逐三方面的某一方面，忽视另外方面的指标群作用，这种评估指标体系测评结果将不会全面，也不利于引导档案馆事业的全面发展，也不利于馆藏建设和档案信息服务的可持续性发展。当然，在强调档案开放与向社会提供利用的现代社会，在构建档案信息服务绩效测评体系时，应着重研究档案开放与利用的测评指标研究，加大开放与利用性指标在整个绩效评估指标体系中绩效分值比重，体现“档案是为了用的”利用理念。
2. 采用科学简便实用绩效测评方法。对档案信息服务绩效测评方法笔者列举了两种，其实在经济学和管理学用于绩效测评的方法有多种。每种绩效测评方法均有其科学性，但操作的简单性并不是每种方法都能具备，如层次分析应用到矩阵计算。因此，简单性、科学性和易操作性的绩效测评方法不但能省去很多不必要的麻烦和周折，也确实可以有效测评档案信息服务绩效情况。由于档案工作涉及很多工作环节，且每一工作环节相互之间有着紧密联系，因此应用层次分析法和Delphi法两种相结合的方法来测评档案信息服务绩效，在实践操作中具有可行性和科学性。可行性是利用层次分析法的指标分层得到各层级的具体指标，再用Delphi法对各层指标值赋以权值，一般采用5分法对指标进行打分取值。如通过Delphi法专家对基础性指标、馆藏性指标及开放利用指标权重经过研究确定为0.2、0.3、0.5，基础性指标包含档案馆人员编制，学历专业情况，继续教育和职称情况，事业费投入、馆舍和设备情况四个二级指标，其权重值分别为0.1，0.2，0.2，0.5，依次专家给出权重，计算出三级指标权重值，根据专家所打分值最后计算出考核指标值得分，然后累加得出绩效考评总分值。具体见下表
此种绩效测评方法的关键是构建出一套科学的，得到大多数公共档案馆认可的绩效考核指标体系，这种认可包括考核指标、考核指标权重、考核打分标准依据的科学性和实践性认同。
说明：本文系国家社会科学基金课题2013年度立项项目“公共档案馆档案信息服务社会化绩效评价研究”（项目号：13BTQ061）成果之一。
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（作者单位：吉首大学图书馆）