政府信息是指各级人民政府及其职能部门以及依法行使职权的组织在其管理或提供公共服务过程中制作、获得或拥有的信息。政府信息公开是对法治政府的一个要求，世界上法治国家的政府都重视政府信息公开，目前我国也正着手制定政府信息公开法。广州市在2002年11月6日公布了国内第一个政府信息公开规定，并于2003年1月1日开始实施。上海市于2004年1月20日公布了《上海市政府信息公开规定》，并于2004年5月1日起施行。到2005年底，中央政府部门共制定30部政务、政府信息公开的法规文件，75家地方党政部门颁发了政务、政府信息公开的法规文件。目前，政府信息公开法已被列为国务院2０06年的立法计划，有望今年出台。政府信息公开已是大势所趋，政府信息公开对电子文件的利用将会产生巨大的影响。政府信息公开法的制定对文件利用来说既是机遇，也是挑战，机遇是主要的，挑战是必然的。新形势下，档案部门只有采取措施，迎接挑战，才能把握好机遇，从而使电子文件在经济建设中发挥更大的作用。
一、政府信息公开为电子文件的利用提供机遇
（一）为电子文件的开发利用提供了法律依据
过去由于政策的限定，档案馆提供给公众的文件主要是非现行期的文件，现行文件迟迟难以与公众见面，电子文件的利用与现实需要严重脱节。政府信息公开法的制定为电子文件的利用提供了法律依据，如《上海市政府信息公开规定》第三条：“除本规定第十条所列依法免予公开的外，凡与经济、社会管理和公共服务相关的政府信息，均应予以公开或者依申请予以提供”，明确了以“公开为原则，不公开为例外”的做法，为档案管理人员开放现行文件提供了法律依据。
（二）有利于电子文件的收集和信息资源的开发，弥补电子文件资源的短缺
虽然目前电子文件数量呈不断增长的趋势，但是资源仍然不足，无法和纸质文件抗衡。这其中的原因在于业务活动的电子化尚不普及，运转的文件都是纸质文件，还有就是纳入信息资源管理范围的电子文件数量不多。从技术的角度看，电子文件是“天生的”数字档案资料，但是从管理角度看又并非如此。近年来，随着电子政务的不断推进和办公自动化系统的大量运用，电子文件的数量越来越多，但是电子文件的“档案化管理”相对滞后，造成大量的电子文件游离在档案管理系统之外，没有及时成为真正意义上的数字档案信息资源。电子文件资源的严重不足，影响了利用者的利用。资源开发工作是利用的基础和前提条件，利用服务是开发的后续工作，没有充足的电子文件资源，利用服务也就无从谈起。
在我国，80％的社会信息资源、3000多个数据库都掌握在政府部门手中，政府部门的文件信息资源丰富，质量高，权威可靠，政府信息公开为档案部门提供了巨大的信息资源库。档案部门可以借助计算机网络对分布于各地的电子文件进行动态搜索，对符合需要的电子文件及时进行网络归档，还可以用链接技术实现各节点馆藏资源的无缝链接或信息交换等，从而丰富馆藏电子文件资源。
（三）更大限度地发挥了现行文件为经济建设服务的作用
过去文件不公开，仅仅掌握在少数部门、个别人手中，这些资源大部分被闲置，没有被充分利用，特别是在市场经济体制的建立和完善过程中，为市场主体服务、为人民群众服务的作用没有充分发挥出来。这种状况，一方面导致了资源的浪费，另一方面增加了经济行为运作成本，不利于经济的发展。政府信息是全社会劳动的成果和共同的财富，应按照“资源共享”的原则向社会公开。信息公开，可使社会主体更清晰地知道自己所处的环境，并充分利用政府提供的信息服务，更好地预测并选择和确定自身的行为，以达到最佳经济效益。
（四）网站服务将成为电子文件利用的主要方式之一
文件利用的方式有多种，就地阅读、出借、咨询等，在所有的方式当中，网站服务将成为电子文件利用的主要方式之一。其原因主要在于网站服务具有突出的优点，它简便、易行、快捷、经济、服务范围广、宣传功能强、互动性强的特点，是其他方式所不能比拟的。
（五）利用者人数将会空前增加
信息公开前，档案馆的利用率是非常低的。据统计，我国每个档案馆每天查资料人数平均仅为1．25人。造成人数少的原因主要在于馆藏结构不合理，只有比较陈旧的政府文件（30年以上才开放），现行文件少，与百姓生活密切相关的其他材料也少，所以影响了人们的利用兴趣。信息公开，不仅提供了丰富的现行文件，而且提供了简便、快速的利用条件，打破了资格审查制度，不受时空限制，足不出户便可迅速查到需要的电子文件。
二、政府信息公开给电子文件的利用带来了挑战
挑战与机遇并存。在给电子文件发展提供良好机遇的同时，也给电子文件的利用带来了挑战。
（一）对档案基础业务的挑战
政府信息公开挑战着档案基础业务工作。不做好基础工作，档案开放无法顺利实施。政府信息公开要求加强电子文件信息资源开发利用。目前电子文件信息资源开发还处于初级和单一阶段，缺少能够系统地向用户提供深层次数据库信息服务的能力，资源的开发利用与社会需求之间还有一定的差距。数据库的建设是电子文件信息资源建设的核心，是实现政府信息公开的基础。目前我国档案部门的数据库建设还不太成熟，规模小，大型数据库少，数据标准不统一，规范性差。这些问题直接影响到了政府信息的公开和利用。
（二）对现有的档案管理制度的挑战
政府信息公开法的核心内容就是要开放现行文件，这一规定与现有的档案法规存在一定的矛盾。在我国，根据相关的法律规定，政府信息实际上可以分为档案与非档案文件。档案由档案法调整，非档案文件则尚无任何法律调整。对于政府档案，根据《档案法》第十九条的规定，“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订”。也就是说，档案法实际上限制了档案类政府信息向公众开放，即使不是保密档案，凡是未满三十年，原则上是不向公众开放的。同一个政府信息，一旦归入档案类，则要受三十年期限的限制；如果不归档，则因尚无法律调整而有公开的可能。可见，档案法的规定不但不利于政府公开，反而限制了政府公开。如果制定政府信息公开法，必须解决档案法的这一问题，否则，政府信息公开法就只能适用于非档案文件，其范围将被大大限制。
另外，有些地方的政府信息公开法过于宏观，没有对问题做出具体规定，比如文件开放的范围、时间、主管部门、利用权限的控制等，操作起来针对性不强，各部门、各行业还需要结合自身情况，进一步细化。
（三）对文件利用方式的挑战
目前一些政府网站的政务信息提供方式主要是文件原件，服务方式比较单一。而利用者的需求是多方面的，不仅有对第一信息的需求，还有对第二、三信息的需求。为了更大限度地满足用户需要，档案工作者就要加强编研工作，以提供形式多样的编研成品。
（四）对档案网站服务质量的挑战
目前我国档案网站发展很快，但是普遍存在质量不高的问题，其主要表现在以下几个方面：
1、内容少，更新慢。相当多的网站内容简单，信息量小，网站只能提供一些没有太多意义的工作职能、服务范围等方面的资料。例如某网站的主要内容包括以下几个版块：局馆介绍、馆藏档案综述、馆藏资料综述、大事记、查档规定、档案馆收费规定、档案展览、开放档案名册。上述几个板块都是一些非常简单的说明文字，一个浏览者可以在五分钟内浏览完所有内容，网站无实用的数字化信息资源。有些网站设有动态信息的，也不注意更新，在作者登录的12个省级网站中，一周以上未更新的8个，一个月以上未更新的2个，个别甚至达到了半年以上。
2、档案网站存在“孤岛现象”。所谓“孤岛现象”，是指档案网站之间联系不够紧密，没有形成行业网站体系；档案网站与其他网站缺少链接，无法实现信息资源的共享；一些档案网站实际上游离于网络之外，成为网络海洋中难以寻找的“信息孤岛”。
3、网站检索服务功能薄弱。大多数档案网站没有提供检索服务，笔者抽查了省市级以上的档案网站和高校类档案网站50多个，其中提供检索功能的网站仅仅为10多个，也仅仅是提供有限的检索服务，以目录检索为主，提供全文检索的极少。仅有北京市档案信息网、上海档案信息网、浙江档案网、河北档案信息网提供少量的全文检索。
（五）对档案管理人员素质的挑战
信息化专业人才是推进档案信息化的中坚力量。虽然在以往的档案信息化建设中培养、锻炼了一些人才，但总体上说，档案部门从事信息化工作的技术人才还是严重不足，尤其缺少既熟悉信息技术同时又了解、熟悉档案专业的复合型人才。有人把这种人才比喻为“两栖动物”，即一方面他们是档案管理的行家，另一方面又是信息技术的里手；不仅熟悉档案馆的运作，又熟悉ＩＴ行业技术。也有人讲他们是“翻译”，既精通档案管理的专业术语，又明了软、硬件开发商们的行话，他们可以把业主繁杂的需求拓扑化，供开发人员编程之用，又可把专业的技术实施方案解读得一清二楚，判断出是否可行。当前，最缺的就是这类人才，需要在档案信息化建设的实践中尽快地培养、挖掘。
可以说，政府信息公开工作对档案管理人员提出了更高要求。仅有单一的档案专业知识已经远远不够，社会发展要求档案工作者必须是知识全面的复合型人才，只有这样，才能使档案工作真正参与到社会经济建设和发展的主流之中，档案工作才能真正体现其价值所在。
（六）对利用者文化素质的挑战
由于网站服务成为电子文件利用的主要方式之一，要求利用者具备一定的网络检索知识，否则将无法查阅资料。
三、抢占机遇、迎接挑战，推进电子文件利用工作
（一）开发电子文件信息资源，更好地为公众服务
随着政府信息公开，大力开发电子文件信息资源，为经济建设和社会服务成为档案工作的根本任务。当前，推进政府信息公开进程中，特别要注意解决两方面的问题：一要实现档案信息化的各项工作协调发展。各地区、各部门一定要以实现档案信息资源共享、提高电子文件利用服务水平为目的，明确政府信息公开不同阶段的侧重点。档案局（馆）要及时更新软、硬件设施，适时搭建自己的网络体系，以档案网站建设推动政府信息公开化的整体工作。二要把建立和完善电子文件信息安全保障体系，作为政府信息公开化建设的关键环节。要认真执行档案信息化管理的各项责任制度，杜绝一切不安全隐患；严格档案利用审查关，采取可靠的防范技术和措施，确保档案信息和网络安全。
（二）健全和完善现行的法律、地方政府法规
政府信息资源的利用服务涉及到政府信息管理及其法规问题，国家应该制定政府信息资源利用的法律法规，除了政府信息公开法外，还应该制定个人隐私保护法、国家保密法、商业秘密法、政府信息存贮与传递法律等。当前，必须大力推进档案法制建设，通过建立健全档案信息利用的法规制度，由档案部门参与操作，使政府信息资源利用服务做到有法可依、有法必依，将其纳入有序发展的轨道。
上述这些法规条文，是确保政府信息资源利用能够遵循统一的规定，目前，至少可以针对那些不利于政府信息资源公开利用的地方进行修订，对现行的档案法进行修改，如明确公开的法律依据、开放的范围、个人和企业利用收费的标准等，确保更多的政府信息资源可以让档案部门参与开发利用，依法操作，向社会开放。
（三）档案馆将向公共档案馆转型，突出服务性、公共性和开放性
衡量社会发展进步的一个重要标准是社会参与程度，包括参与的高度、频度和力度。社会参与是人民的权利，只有社会各阶层广泛参与，社会才能不断发展进步。许多国家的档案馆就叫公共档案馆，公共档案馆的意义在于推动社会的广泛参与。档案的开放程度是一个国家档案工作水平和国家档案事业发达程度的标志，建设公共档案馆就要在开放档案上下功夫。随着政府信息公开工作的推进，我国各级各类档案馆所面临的将是日益频繁利用档案的广大公众，这就决定了档案馆的服务性、公共性和开放性功能将日益增强，必然逐步发展成为公共档案馆。
（四）加强网站建设
由于网站将成为公众获取政府信息的一种主要渠道，这就促使档案管理人员必须要树立起服务意识，加强网站的建设，及时调整工作重心?熏将原来以当面咨询为主向网站服务转移?熏努力提高网站的服务质量。
1、强化档案馆网站内容的广度和深度。一个成功的网站有赖于其内容的充实、实用，这是能否吸引用户访问的关键。因此档案网站建设的重点内容应是进行档案数据库的建设，要努力建设档案目录数据库、档案全文数据库、特色资源库。要结合本地区的馆藏特色，系统深入地挖掘特色馆藏，增加原创或独有信息。以市场需求为导向，突出地方特色、行业特色。这样能够避免重复建设造成的浪费，使政府信息资源得到优化配置和有效利用，发挥它的最佳社会效益和经济效益，满足社会公众需要。在外部网络信息资源选择上，要有计划、有针对性地搜集筛选、整理和储存。以需求为导向，以可行性为基点，配合地方文献建设工作，努力开发具有特色的专题网络资源。
2、建立起强大的检索功能。要设计具有多种检索途径的搜索引擎，能够按照“档号、文件标题、责任者、分类号、主题词、成文日期”等多种检索条件进行搜索，以使更多的人能够轻松查询到所需要的档案。
3、与其他相关行业网实现链接。构建档案信息网?熏要体现网络建设的效率原则?熏便于用户将档案信息与互联网中丰富的信息资源综合利用?熏实现信息利用的一体化。档案信息网的建设应充分利用已建成的国家级的、开放性的骨干网?熏还要注意链接到其他行业信息网上?熏如图书信息网，政府信息网的总网站等，以融合其他信息资源?熏实现不同信息网间的信息共享。
（五）锲而不舍抓好档案人才工程建设
人才工程建设是我们档案事业发展最重要的基础建设。档案人员的素质、人才结构决定着档案部门的地位和作用能否得到实现和发挥，也决定着档案事业的未来。没有高素质、高技能的现代化信息管理人才?熏就不可能实现档案信息联网服务。档案工作者不仅要掌握传统档案管理知识?熏更要努力掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理、软件设计等基本技能。因此要创造条件吸引人才，要认真制定人才工程计划，制定相关的政策，努力培养和造就复合型人才。
在电子文件环境下，要特别注意培养档案信息化专业人才。要把档案部门的ＩＴ人才转化为信息化人才，这是实现档案数字化的关键。要实现这个转化应该通过应用引导和培训来达到。档案部门在此要进行引导，有条件的档案部门要提供培训，没有条件的档案部门则需要ＩＴ技术人员自我培训和适应。在这方面，沃尔玛为我们提供了一个成功范例。沃尔玛有这么一条培训原则，所有进入沃尔玛的ＩＴ技术人才第一项工作就是转变身份，首先被分配到具体的业务部门参加销售工作，变成沃尔玛的一名业务人员，然后才回到团队，进行企业信息化工作。他们回来后对业务的理解和看法都有了质的提高。沃尔玛的管理层认为，仅仅依据ＩＴ技术闭门造车开发出的系统，和公司业务是两张皮，结果没有人使用。这一原则使得沃尔玛把ＩＴ技术人才变成了真正的信息化人才。沃尔玛的成功案例为我们提供了某种参考和启示。
（六）加强用户培训，教会使用检索工具
目前有些地方政府信息公开已经有些时日了，据调查，公众利用这些信息的方式仍然以当面咨询为主，通过网站服务的形式不多，这除了与多年形成的传统习惯有关外，还与计算机普及程度和个人的检索水平有关。笔者曾有过这样的查询经历，查获率低，或者根本不知道怎么运用查询系统。为此，档案部门要开发出查询界面友好、便于操作的查询系统，满足低水平用户的需求。另一方面，要开展各种形式的用户培训活动，如短期培训班、编制使用说明等。另外有些观点认为，要把档案信息的检索知识纳入中小学信息技术课程，作为全体公民的一种基本素养。如能这样，对档案的利用来说，无疑是件莫大的好事。
参考文献：
郑金月：《信息陷阱》，北京，新华出版社，2005年第1版。
作者单位：广西财经学院